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10 Tipps für eine organisierte Ablage und schlanke Prozesse
Rund um den Jahreswechsel bietet es sich an, mal so richtig aufzuräumen. Nach all dem Stress, macht es den Kopf frei und gibt ein echt befreiendes Gefühl. Das gilt für das Büro oder die Werkstatt genau so wie für den Papierkram, die Dateiablage oder das E-Mail-Postfach.
Die Zero Inbox ist ein ganz schön ehrgeiziges Vorhaben. Aber ein geiles Gefühl ist es schon….Keine einzige E-Mail im Posteingang. Nix.
Okay, vielleicht reicht es auch, den Posteingang einfach mal aufzuräumen, auch wenn am Schluss noch einige E-Mails im Posteingang übrig bleiben.
Ganz einfach geht das, wenn man im Mailprogramm lokale Ordner anlegt. Ich lege zum Beispiel für jedes Projekt einen Ordner an. Für Mails, die nicht einem Projekt zugeordnet werden können, gibt es noch Ordner pro Monat.
Erfordert das Mail im Posteingang erledigt, dann wird es einfach in den entsprechenden Projektordner verschoben. So bleiben im Posteingang nur unerledigte Mails. Mindestens einmal im Jahr archiviere ich dann – sofern das Projekt abgeschlossen ist – den Projektordner.
Oft sind es Newsletter, die das Mail-Postfach zum überlaufen bringen. Und sind Sie schon mal beim Aufräumen Ihres Posteingangs, bietet es sich an, zu überprüfen, welche Newsletter Sie erhalten und ob Sie diese auch noch weiter erhalten wollen. Alle überflüssigen Newsletter einfach abbestellen. Ein Link zum Abbestellen sollte in jedem Newsletter vorhanden sein.
Auch hier schafft man ganz schnell Ordnung, wenn man Ordner auf dem Desktop anlegt und die Dateien erst mal dort hinein schiebt und erst dann die Ordner archiviert oder entsprechend ablegt.
Egal ob physisch oder digital. Alles was lose rumfliegt, muss in die Ordner. Gehen Sie dabei systematisch vor. D.h. für sich wiederholende Projekte, sollte auch die Ablage immer die gleiche Struktur haben. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Struktur zu definieren.
Was liegt alles auf Ihrem Schreibtisch? Papierberge – siehe Tipp Nr. 3! Post-it? Ein Schreibtisch voller Post-it erweckt das ständig nagende Gefühl unerledigter Aufgaben. Oder sind Sie der Typ, den es beruhigt, Aufgaben auf Zettel zu schreiben, statt Sie zu erledigen? Egal wie. Post-it sind selten eine Lösung. Besser wäre eine to-do-Liste (Zettel oder Datei) oder Sie denken mal über eine App nach, in der Sie alle Aufgaben festhalten können.
Wenigsten einmal im Jahr, muss auch das Handy daran glauben. Bilder und Video löschen oder archivieren. Kontakte überprüfen oder synchronisieren. Bilder und Chats auf WhatsApp löschen.
Wie oft haben Sie schon Fristen von Verträgen oder Abonnements etc. verpasst?
Legen Sie sich eine Liste mit allen Verträgen o.ä. an mit allen Daten an. Die Termine für z.B. Kündigungen tragen Sie in Ihren Kalender mit einer Erinnerungsfunktion ein.
Wühlen Sie sich durch Ihre Kundendatenbank. Checken Sie, ob die Daten noch aktuell sind und eventuell überarbeitet oder gelöscht werden müssen.
Übertragen Sie Ihre wiederkehrenden Termine von 2021 auf das nächste Jahr, sofern Sie diese nicht als jährliche Termine gespeichert haben. Nehmen Sie auch Termine wie Ostern, Valentinstag, Weihnachten auf und setzen Sie Fristen für eventuelle Geschenke, Grußkarten oder Telefonate.
Und wenn Ihnen das alles zu viel ist, dann geht es Ihnen sicher wie der Mehrheit der Menschen. Wäre aber doch toll, wenn Sie ein, zwei oder drei der Tipps umsetzen.